Проставление апостиля на документы — важная процедура, обеспечивающая их юридическое признание за границей, в странах — участницах Гаагской конвенции. В условиях глобализации и возрастающей международной мобильности граждан необходимость в легализации сведений становится все более актуальной.
Перед процедурой апостилирования возникает важный вопрос: какой документ следует заверить — оригинал или копию? Выбор зависит от многих факторов, включая требования принимающей стороны. В данной статье мы рассмотрим, когда необходимо ставить апостиль на первичные сведения, когда — на копию, а также обсудим, что следует учитывать при принятии этого решения.
Когда ставить на оригинал, а когда на копию
Давайте вместе рассмотрим ситуации, когда апостиль можно ставить на оригинал документа, а когда — на его нотариальную копию или заверенный перевод.
| Документ | Оригинал | Копия или перевод, заверенные нотариусом |
| Аттестаты об общем или среднем образовании, дипломы среднего профессионального или высшего образования | ✓ | ✓ |
| Академические справки | ✗ | ✓ |
| Свидетельства и справки, выданные ЗАГС | ✓ | ✓ |
| Личные дела, трудовые книжки и справки с места работы | ✗ | ✓ |
| Паспорта и загранпаспорта | ✗ | ✓ |
| Свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, выданное до 2016 г. | ✗ | ✓ |
| Военные билеты | ✗ | ✓ |
| Водительские удостоверения | ✗ | ✓ |
| Справки о наличии или отсутствии судимости, о привлечении (непривлечении) к административной ответственности за потребление наркотических средств | ✓ | ✓ |
| Пенсионные удостоверения | ✗ | ✓ |
| Учредительные документы организаций (устав, ИНН, ОГРН) | ✗ | ✓ |
| Свидетельства, доверенности и справки, выданные нотариусом | ✓ | ✓ |
| Судебные акты (решения, определения) и исполнительные листы | ✓ | ✓ |
| Справки из медицинских учреждений, выписки из медкарт и медкнижек | ✗ | ✓ |
| Свидетельство о крещении | ✗ | ✓ |
Ограничения в проставлении апостиля на оригиналы связаны либо с запретом на апостилирование документов, удостоверяющих личность, либо с тем, что сведения являются локальными для организации (личное дело ученика или работника). В таких случаях можно поставить штамп на нотариальной копии или переводе.
Обратите внимание! Если апостиль может быть поставлен как на оригинал документа, так и на его нотариальную копию/перевод, это не означает, что вы можете выбрать способ самостоятельно. В первую очередь требования выясняются у принимающей стороны. Некоторые иностранные инстанции требуют строго оригиналы со штампом, в других условия более гибкие. Например, Франция и Нидерланды требуют двойного апостилирования: и на оригинале, и на его нотариально заверенном переводе. Если принимающая сторона дает право выбора, следуйте нашим рекомендациям.
Что учесть при выборе
Выбирая способ апостилирования, необходимо обратить внимание на следующие моменты:
- Сроки оформления. Министерство образования проставляет апостиль за 45 дней, а Минюст — за 5–6. Если времени нет, можно сделать нотариальную копию или перевод документа об образовании и оперативно поставить штамп.
- Место выдачи. На свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС, апостиль ставится строго в регионе получения. МВД — в регионе или в Москве. Если вы находитесь в другом субъекте РФ, отличном от выдачи, удобнее сделать нотариальную копию или перевод и проставить штамп в управлении Минюста по месту пребывания.
- Возможность повторного использования апостиля. Штамп на оригинале делает документ легитимным во всех странах Гаагской конвенции. В случае его повторного использования за границей апостилировать заново не нужно. Нотариальные копии принимаются не во всех странах, перевод же пригодится только в странах с соответствующим государственным языком.
Кроме вышесказанного и требований самой страны пребывания, при проставлении апостиля учитывайте:
- законодательство страны назначения;
- сложность получения оригинала;
- частоту использования документа, чтобы избежать его износа или порчи.
В центре легализации документов «Апостиль24» вы можете получить консультацию по всем вопросам, связанным с легализацией сведений за границей, а также заказать проставление апостилей на оригиналы или копии в кратчайшие сроки. Работаем по всей России и за ее пределами: вам не придется возвращаться в страну, чтобы обратиться в госорган или к нотариусу, мы все сделаем за вас.
