Для предоставления официального национального документа за рубежом требуется его предварительная легализация, которая подтверждает подлинность бумаги для иностранного учреждения. В 1961 году была подписана Гаагская конвенция, упростившая эту процедуру. В соответствии с ней для легализации стало достаточно проставить на документе специальный штамп — апостиль. В настоящее время к этому соглашению присоединилось более 120 стран. Апостиль проставляет уполномоченная государственная инстанция: например, в России для его получения на свидетельство о браке или рождении ребенка нужно обратиться в орган загс, на справку о несудимости — в подразделение МВД.
Зачем нужна проверка подлинности апостиля
Штамп проставляется в утвержденной форме, образец которой приложен к Гаагской конвенции. Дополнительной заверки подпись и печать на апостиле не требуют.
Тем не менее принимающая сторона может усомниться в его подлинности, особенно учитывая, что апостили отличаются визуально в зависимости от страны и проставляющей организации, а образцы всех печатей и подписей у чиновников из других государств отсутствуют. Кроме того, вопросы о подлинности штампа могут возникнуть у должностного лица, принимающего иностранный документ, в связи с техническими огрехами: опечатками, повреждениями бланка и пр.
Во всех подобных случаях и требуется проверка апостиля на предмет его происхождения.
Как провести проверку апостиля на подлинность
Согласно статье 7 Гаагской конвенции, каждый орган, ответственный за апостилирование документов, обязан вести книгу записей и регистрировать в ней все проставленные штампы. В таком реестре указываются:
- номер и дата проставления апостиля;
- фамилия и должность подписанта либо название органа.
В той же статье Конвенции говорится, что учреждение, в котором был проставлен апостиль, обязано по запросу провести проверку подлинности, то есть удостовериться, что указанные в штампе сведения соответствуют данным в реестре.
Уполномоченные на апостилирование органы ведут книги записей в бумажном или электронном виде. С развитием информационных технологий второе встречается всё чаще. Соответственно, проверка подлинности проводится:
- с помощью интернет-сервиса, если ответственный орган его внедрил;
- путем обращения по телефону, факсу, электронной или обычной почте в остальных случаях.
Например, российские органы загс предлагают провести онлайн-проверку апостиля на официальном сайте. Для этого нужно ввести номер, указанный в графе 8 штампа, дату его проставления и название подразделения, в котором он был получен. Также для апостилей, проставленных после 1 июля 2022 года, проверка возможна по QR-коду через специальное приложение.
Многие государства пошли дальше и сформировали единые электронные реестры апостилей. Их перечень размещен на сайте Гаагской конференции по международному частному праву и на 2024 год включает больше 50 стран. Провести проверку штампа, проставленного в одном из таких государств, можно быстро в онлайн-режиме путем ввода в специальную форму номера и даты апостиля.
Самому владельцу официального документа, который решил воспользоваться услугами посредников для получения апостиля, тоже рекомендуется сделать проверку его подлинности, чтобы убедиться, что работа выполнена добросовестно. Для надежности стоит обращаться к профессионалам. Сотрудники центра «Апостиль24» организуют быструю и качественную легализацию документов и направят вам готовый комплект в любую точку мира.
